ガラパゴスタ

万年平社員の独身ぼっちでも楽して楽しく。

タスク管理を学ぶ前に知っておくと捗る用語33選

いざタスク管理について学ぼうとしても、「なんか難しそう」「知らない用語がたくさんある」「ツールの話ばかりでイメージが湧かない」といった理由で尻込みしてしまう方も多いのではないでしょうか。

ふと、「基本的な用語を抑えておけば理解が捗るのでは?」と思い、今回まとめてみました。

各用語を三行以内で 簡単に説明します。

基本用語

まずは「タスク」や「タスク管理」といった大元の用語を抑えておきましょう。

(1) タスク

  • 何らかの目的な目標を満たすために必要な「仕事」や「作業」のこと
  • 「本を書く」も「第一章の第三節を下書きする」もタスク
  • なるべく具体的ですぐ終わりそうな方が取り組みやすい

(2) TODO

  • 直訳すると「やること」とか「やるべきこと」
  • とりあえずは「タスクと同義」と思っていい
  • あるいは「タスクのうち、具体的ですぐ終わるもの」くらいの認識で

(3) タスク管理

  • 自分が抱える多数のタスクを管理すること
  • やり方は「タスクをリストで並べる」 or 「タスクを付箋やカードで並べる」のいずれか
  • 1日最低1回は見直して、状況を把握したり更新したりする

(4) タスク管理アプリ

  • タスク管理を行うためのアプリケーション
  • 主にスマホアプリを指すが、PC アプリ(ソフトウェア)を指すこともある

(5) タスク管理ツール

  • 1: タスク管理アプリと同義
  • 2: タスク管理を行うためのアナログな手段(手帳やら付箋やら)のこと

(6) タスク管理メソッド

  • 「こんな風にしたらこんな管理ができるよ」というタスク管理の枠組み、仕組み、理論、システム

(7) ツール

  • タスク管理ツールのこと

(8) アプリ

  • タスク管理アプリのこと

リスト関連

タスク管理においてしばしば登場するのが「リスト」です。

(9) リスト

  • リストとは「項目を並べたもの」の意
  • 何を並べるか次第で「●●リスト」と呼んだり「▲▲リスト」と呼んだり
  • 1行1項目、1項目n属性を前提としていることが多い

(10) タスクリスト

  • タスクを並べたリストのこと
  • 「やることを書き並べたリストなんだな」くらいの認識でオッケー

(11) チェックリスト

  • 「チェック付き項目」を並べたリスト

(12) TODOリスト

  • チェックリストの一種で、「チェック付き TODO」を並べたリスト

(13) オープンリスト

  • リストの性質を表す言葉で、オープン(項目を修正できる)なリストのこと
  • 例: 「いつかやりたいことリスト」「欲しいものリスト」
  • 未完成のリストと言える

(14) クローズドリスト

  • リストの性質を表す言葉で、クローズド(項目を修正できない)なリストのこと
  • 例: 「●●作業チェックリスト」
  • 完成した(実運用で使われている)リストと言える

日付時刻関連

タスクは「いつやるか」という日付時刻がセットとなることが多いため、日付時刻の絡む用語もしばしば登場します。

(15) リマインダー

  • 「何月何日の何時何分に●●があるよ!」と知らせる仕組み、あるいはツール
  • リマインダーをセットしておくと、忘れていても「あ、そうか、●●があるんだった」と思い出せる
  • 語源は Remind(~に~を思い出させる)

(16) アラーム

  • 1: 注意喚起のためにメッセージを表示したり音を鳴らしたりする機能、あるいはツール
  • 2: (特にシンプルな)リマインダーのこと

(16) スケジューラー

  • 何月何日に何々がある、という予定を管理するツールのこと
  • カレンダー形式で管理するタイプが多い
  • リマインダー機能を備えていることもしばしば

(17) カレンダー

  • 1: (特にデジタルの)カレンダーツール
  • 2: (特にシンプルな)スケジューラーのこと

(18) ルーチンタスク(定期タスク)

  • 毎日、3日毎、毎週日曜日、のように定期的に実行するタスクのこと
  • 人は仕事やら生活やらで一日数十個のルーチンタスクを抱えているとされる
  • ルーチンタスクを管理してあげると「あと何をやらないといけないんだっけ」や「あ、あれやるの忘れてた」がなくなって快適

グルーピング関連 その1

タスク管理ではしばしばタスクをグルーピング(分類)します。その1 では汎用的な考え方を紹介します。

(19) カテゴリー(フォルダー)

  • タスクを分類する「箱」のこと
  • 1 つのタスクは 1 つのカテゴリーにのみ属する
  • どのカテゴリーに属さないタスクもありえる

(20) タグ

  • タスクに付ける付加情報文字列のこと
  • 1 つのタスクに n 個のタグを付けることができる
  • タグを付けていると「指定したタグを持つタスクのみ表示」とか出来て、あとで読み返すのに便利

(21) ラベル

  • 基本的にはタグと同義
  • タグと違って「色情報」を設定できることが多く、ツールでは視覚的に分類を把握しやすくなる

グルーピング関連 その2

その1ではカテゴリーやタグなど汎用的な考え方を紹介しましたが、その2 ではこれらを用いた、より具体的で実践的な概念を紹介します。

(22) プロジェクト

  • タスクが属する大分類のこと
  • 例: 案件A、新人教育、書籍Bの執筆、自宅の引っ越し、結婚式
  • ツールではカテゴリーを使って設定する

(23) コンテキスト

  • 直訳すると「文脈」「前後関係」「背景」だが、タスク用語ではタスクに付随する周辺情報のこと
  • 例: 場所、人、道具など
  • ツールではタグを使って設定する

GTD

最も有名なタスク管理メソッドの一つ、GTD に関する用語です。

(24) GTD

  • デビッドアレンという人が考えたタスク管理メソッドで、本になる程度には盛りだくさん
  • 一言で言うなら「自分が抱えてるタスクを全部洗い出して」「GTDシステムに放り込んでおけば」「次やるべきタスクがポンッと出てくる」ような賢いシステム
  • GTD は Getting Things Done の略だが、意味は「仕事を成し遂げる」でしかないので、名前から中身を想像することはできない

(25) インボックス(In-Box)

  • タスクやタスク候補をとりあえず放り込んでおく未分類・未整理領域のこと
  • 必要に応じて見返し、整理する
  • 語源はメールの受信箱、未決箱、未処理書類入れ

(26) レビュー

  • 1: (狭義) GTD におけるレビュープロセスのこと
  • 2: (広義) タスクリストを定期的に見直し、自分の生活や仕事について振り返ること
  • 一週間ごとに見直すと週次レビュー、一月ごとだと月次レビューなどと呼ぶ

見積もり関係

一部の高機能・専門的なタスク管理では「そのタスクをこなすのにかかった時間」を扱います。

(27) 見積もり

  • タスクを終わらせるのにかかる時間を予測すること
  • 見積もりをすれば(予測でしかないが)仕事がいつ終わるかも計算できる

(28) タイムトラッキング

  • 見積もりと実際かかった時間を記録、集計、分析すること
  • 理想は 見積もり時間≒実際かかった時間 になること(仕事がいつ終わるか正確に知りたい)
  • 何度も繰り返すことで精度を上げていく

(29) 開始時刻

  • タスクを開始した時の時刻
  • タイムトラッキングを行うために必要なパラメーターで、ツールに都度記載する

(30) 終了時刻

  • タスクを終了した時の時刻
  • タイムトラッキングを行うために必要なパラメーターで、ツールに都度記載する
  • 終了時間と開始時間の差を取れば「そのタスクにかかった時間」がわかる

その他の用語

その他、未分類の用語を併せて紹介しておきます。

(31) ソート(並び替え)

  • リストを指定した観点に従って並び替えること(例: 優先度高い順、日付順)
  • カラム列をクリックして昇順/降順を切り替えるタイプが多い

(32) かんばん

  • 1つのタスクを1つの付箋やカードを表し、それを指定領域に貼り付ける……というやり方のタスク管理
  • 付箋とホワイトボードでアナログに行うこともできるが、ドラッグ&ドロップで並び替えるようなデジタルツールもある
  • 体系化されており、ちゃんとやるなら本一冊は読むことになる

(33) ログ

  • 実行したタスクの履歴を記録しておくこと、あるいはそのデータ
  • ログを分析、集計することで行動パターン等がわかり、改善に役立てることができる
  • ツール側に記録機能と集計機能が無いと実現できない(IT に詳しければ自力で集計できなくもない)

おわりに

以上、タスク管理を学ぶ前に知っておくと良さそうな用語を33個ほど紹介してみました。

いかがでしたでしょうか。理解の助けになれば幸いです。