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メモを活用しやすくする「メモ活用のマトリクス」

メモ活用のマトリクスとは、「メモ」という意味も用途も広い言葉を、もう少し理解&活用しやすく咀嚼したものです。メモのやり方や捉え方に悩んでいる方には、ヒントになるかもしれません。

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メモ活用のマトリクスとは

メモ活用のマトリクスとは、「メモ」を活用しやすくするために、メモとその活用方法を二つの軸で四つに分類したものです。

軸として「記録は一時的か・永続的か」と「自分だけが読むか・皆も読むか」の二本を並べます。

四つの領域は「メモ」「ログ」「資料」「白板」と名付けます。

メモ活用のマトリクス 各領域について

四つの領域各々について見ていきます。

メモ

メモとは 自分だけが読む、一時的な記録 です。

そもそもメモの目的は(忘れたくないために)記録することですが、記録にいちいち意識と時間を割くわけにはいかない(今の仕事を中断したくない or 面倒くさい)というジレンマがあります。ここを上手く和らげるために、メモ活用のマトリクスでは メモを「自分専用」「一時的」という用途に限定 させます。

自分専用 とは、自分さえ読めればそれでいいということです。読みやすい文章である必要もなければ、第三者が見て誤解や不快を抱かないよう表現を工夫する必要もありません。自分が後で読んでわかるだけの、必要最小限の情報で良いのです。メモに要する手間は、情報が少なければ少ないほど、また言葉や単語が自分用であればあるほど、小さくなります。

一時的 とは、記録したメモを 後で読み返して何らかの行動に移すまで(保存しておく)、という意味です。逆を言えば、読み返して行動をした後は、そのメモには用がありません。よく「後で役に立つかもしれない」と残したくなりますが、残したいなら後述する「資料」や「ログ」として整備します。メモのまま残してもゴミになるだけです。

ちなみに「何らかの行動」としては以下があります。

  • 皆が利活用できるよう資料化する
  • タスク管理やスケジュール管理に予定として登録する
  • (メモとして書いていた用事などを)対処する

メモはたとえるなら 下書き とも言えるでしょう。資料化や行動といった本番を行うために必要な、自分だけが読むインプット。そして本番が終わったら用済みになるものです。また、タスク管理についてご存知の方は インボックス みたいなもの、と捉えればしっくり来るかと思います。

白板

白板とは 自分以外の皆が読む、一時的な記録 です。

メモは「自分用の一時的な記録」でしたが、白板ではメモを「打ち合わせ中」に、かつ「皆に見せながら」取ります。例を挙げると、

  • 議事録をプロジェクタに投影した状態で会議する(記録がリアルタイムに見える)
  • ブレインストーミングする(発想一つ一つがホワイトボード記入や付箋貼り付けの形で見せる)

などです。イメージとしてはホワイトボードですね。

白板もメモと同じく一時的なものなので、参加者がその場で理解できる程度の内容で構いません。むしろ、そうするべきです。よくある間違いが「(議事録や資料として保存するためにその場で)清書レベルの品質で仕上げようとする」ことですが、これでは清書作業に意識が割かれてしまい、打ち合わせに集中できなくなります。

資料

資料とは 自分以外の皆が読む、永続的な記録 です。

資料は後で読んでも活用できる程度の品質に整えておく必要があります。当然ながら作成には時間がかかるため、間違ってもメモを行うタイミングで資料作成を行ってはいけません。

メモはあくまで「自分用の一時的な記録」としてササッと取ります。そして資料は後で、そのメモを参考にしてつくります。

ログ

ログとは 自分だけが読む、永続的な記録 です。

平たく言えば日記です。後で読み返しても理解できるよう、読みやすいフォーマット(日付とタイトルを付けるなど)で保存しておく、ということです。

メモには日頃の気付き、アイデア、やりたいことや不満点といったネタもありますが、これらはログになりやすいです。もちろん、メモを取る段階で、永続的に記録しようと手間暇をかけるのは NG。あくまでもメモは自分用に、一時的に素早く取ります。そしてそれをあとから見返してログにします。

※ちなみに記録を全(あるいは半)自動化する例もあります。スマホやウェアラブルデバイスで記録するライフログは典型例ですね。

まとめ

  • メモのジレンマ(記録したいが、記録に意識と時間を割きたくない)がある
  • ジレンマを乗り越えるためには、意識と時間を割かずにメモできればよい
  • そのためにメモのプロセスを「一時的なヒントの記録」と「永続的に残す情報の作成」に二分する
    • 前者は素早く、必要最小限に行い、極力意識や時間を割かない
    • 後者はメモを取った後、落ち着いたタイミングで行う