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タスク管理という概念をわかりやすく捉えるための 3P モデル

タスク管理が難しいと感じるのは、人によって何を思い浮かべているかが違う ことによる認識の齟齬ではないかと考えています。この認識ですが、三つに分けることができます。

あなたの認識はどれなのか。また、他の人の認識はどれなのか。

ということを考えれば齟齬がなくなり、タスク管理という概念をより捉えやすくなるはずです。

タスク管理の 3P モデル

3P モデルとは、タスク管理という言葉が持つ含意(ニュアンス)として Project、Personal、Partner の三つが存在する とする捉え方です。

具体的には「チームか個人か」と「ビジネスかプライベートか」の二軸を使って、以下のように分けます。

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チーム 自分のみ
ビジネス プロジェクトタスク管理 個人タスク管理
プライベート パートナータスク管理 個人タスク管理

プロジェクトタスク管理

チームや組織で働いている場合におけるタスク管理は プロジェクトタスク管理(Project Task Management) となります。これは特定のプロジェクト(目標)を完遂するために、複数人でチームを組んでいると解釈できるからです。

プロジェクトタスク管理は タスク管理の中では最も煩雑かつ高難度 です。というのも期限(締切)、アサイン、見積、優先度といった概念が必要になるがゆえに、どうしても管理が複雑になってしまうからです。

プロジェクトタスク管理の例

ツールとしては以下があります。

アナログな方法としては「かんばん」方式が知られています。

個人タスク管理

個人に関する生活、行動、活動、目標などに関するタスク管理は、ビジネス・プライベートにかかわらず 個人タスク管理(Personal Task Management) と言えます。これは単に自分のやること(タスク)を管理するだけだからです。

個人タスク管理は タスク管理の中では最も簡単 です。というのも、管理対象が自分一人だけであるため管理がしやすく、また融通も利きやすいからです。

個人タスク管理の方法やアイデアは多数存在します。知っているかどうかで効率、効果、生産性などが大きく変わってきます。

どんな方法やアイデアが適しているかは人それぞれなので、試行錯誤して掴んでいくことが大事です。

個人タスク管理は際限のない世界でもあり、どこまで追い求めるかも人それぞれです。そもそも個人タスク管理が不要である(または不要になる)ケースも多々あります。

個人タスク管理の例

アナログな方法として以下があります。

  • 紙や手帳に書いた TODO リスト
  • 付箋にやることを書いて、ディスプレイの周りに貼り付ける
  • カレンダーで予定だけを管理する(タスク=予定と捉える)

デジタルなツールとして以下があります。マニアックなものもあります。

パートナータスク管理(ファミリータスク管理)

家族、夫婦、カップル、シェアメイトなど「プライベートにおけるチーム」とも言える関係下におけるタスク管理は パートナータスク管理(Partner Task Management) あるいは ファミリータスク管理(Family Task Management) と呼びます。

パートナータスク管理で管理するタスクとは大小の家事・雑務のことです。小さなもので言えば日々の掃除や食事準備、大きなもので言えば大掃除や引っ越しなどがあります。

一般的にパートナータスク管理は明示的には行われません。行っているのは一部の意識高いカップルだけです。

パートナータスク管理は プロジェクトタスク管理ほど難しくありませんが、部分的には取り入れる ものなので、そこそこ難しいです。たとえばプロジェクトタスク管理ツールを使って役割と進捗を可視化にします。この性質上、ツールの使い方や基本的な管理アイデアについての習熟が必要となるため、(個人タスク管理やプロジェクトタスク管理の)経験の薄い人にとっては難しく感じられます。導入前の説得と導入後のケアが鬼門だといわれています。

パートナータスク管理の例

アナログなやり方としては掃除分担(ルーレットで決めるアレです)や家事分担表などがあります。

デジタルツールを活用した事例として以下があります。

最近では専用のツールも登場しているようです。

3P を混同しない

「タスク管理」という言葉だけだとプロジェクトタスク管理なのか、個人タスク管理なのか、それともパートナータスク管理なのかがわかりません。

ここでいうタスク管理とは Project、Personal、Partner のうち、どれを指す?

このことを意識すると、タスク管理という言葉について理解しやすくなるでしょう。

おわりに

タスク管理という言葉のニュアンスを Project、Personal、Partner の三つに分類してみました。理解の助けになりましたら幸いです。